Dans les coulisses de l’Hôpital

De nombreuses personnes œuvrent dans l’ombre pour des soins de qualité

Pour que la prise en charge des patients et patientes soit optimale en termes d’efficacité, de sécurité et de confort, une vaste logistique est nécessaire. Chaque jour, de nombreux collaborateurs et collaboratrices de l’Hôpital ophtalmique Jules-Gonin s’y attellent dans l’ombre. Éclairage.

En pénétrant entre les murs de l’Hôpital ophtalmique Jules-Gonin, on est souvent loin d’imaginer tout le travail qu’il faut pour qu’une consultation, un contrôle de la vue, un traitement ou une intervention chirurgicale aient lieu. « Le milieu hospitalier est exigeant à bien des égards. C’est un univers complexe qui nécessite une excellente gestion sur le plan de l’infrastructure », déclare Jean-Pierre Klumpp, directeur opérationnel de l’Hôpital ophtalmique Jules-Gonin. Pour que les journées se déroulent sans encombre et que patients et patientes puissent recevoir les soins nécessaires, dans les meilleures conditions de confort et de sécurité possibles, des professionnels et professionnelles de tous bords s’activent en coulisses.

En plus du personnel administratif, de celui de l’intendance et de la restauration, s’affairent des techniciens et des techniciennes. Il y a aussi des ingénieurs et des ingénieures en informatique et en biomédical, ou des spécialistes logistique et informatique. « C’est une vraie chance d’avoir toutes ces compétences dans un même lieu et de pouvoir les solliciter lorsqu’on en a besoin », souligne Jean-Pierre Klumpp.

Cette organisation agile et à taille humaine s’occupe de toutes les activités qui sous-tendent la vie hospitalière (lire plus loin). Par exemple, les moyens informatiques, gestion des dossiers médicaux, archives, stocks, intendance, installations techniques, sécurité, surfaces et parc immobilier.

Ces équipes qui ne sont pas au contact direct des patientes et des patients entretiennent une autre forme de proximité avec eux, poursuit Jean-Pierre Klumpp : « Grâce à leur travail, l’hôpital peut fournir des prestations de qualité. Servir ainsi le bien des personnes est une vraie source de motivation pour celles et ceux qui travaillent dans l’ombre. »

L’univers hospitalier doit répondre à de nombreux défis d’anticipation, de planification, de surveillance, d’adaptation et de sécurité. « Comme dans l’aviation, on doit être paré à toutes les éventualités et capable d’affronter les imprévus », illustre Jean-Pierre Klumpp. En cas de panne technique, nous devons être en mesure d’intervenir rapidement pour réparer ou remplacer les composants défectueux. Ou encore, de répondre avec d’autres moyens adéquats, puis documenter les problèmes afin d’améliorer les services.

Les moyens informatiques

Lorsqu’une personne consulte, elle rencontre différents professionnels et professionnelles de la santé. Ils prennent, tour à tour, connaissance de son dossier médical. Ils ou elles y recueillent les informations relatives aux échanges et soins déjà prodigués. « Il n’y a pas d’activité médico-soignante sans support pour y inscrire les données », déclare Edwige Forestier, responsable des projets informatiques en relation avec les données des patients et patientes. Son équipe travaille notamment au déploiement et à l’utilisation des applications du Dossier patient informatisé (DPI).

Car désormais, les données cliniques sont toutes consignées numériquement. Les avantages sont nombreux, décrit Edwige Forestier : « Il n’y a pas de problèmes de localisation des dossiers. Nous pouvons être plusieurs à en consulter un au même moment. » Outre ces aspects pratiques, cette centralisation des informations facilite l’analyse des données et la coordination entre les équipes. « Le DPI renforce la traçabilité », ajoute la spécialiste.

Des logiciels spécialisés pour faciliter le travail à l’Hôpital

Les applications du DPI permettent de recueillir les données de la consultation. Elles permettent aussi de faire des prescriptions (médicaments, lunettes, etc.), de gérer les interventions chirurgicales, l’hospitalisation, ainsi que la facturation. Elles sont également reliées aux appareils de mesure et d’examens d’imagerie. « En effet, elles permettent de gérer tout le parcours opératoire du patient ou de la patiente, de la demande du chirurgien ou de la chirurgienne à la planification du bloc, avec tout le personnel et le matériel nécessaires. En amont, nous pouvons vérifier que nous réunissons toutes les conditions pour l’intervention », explique Edwige Forestier. Et d’ajouter: « Notre rôle est de fournir les bons outils. Pour cela, notre équipe se rend sur le terrain afin de mieux comprendre les besoins. Nous pouvons par la suite assurer la formation de nos collègues. Nous sommes également en lien avec les éditeurs de logiciels pour faire évoluer les outils. »

Le centre d’archivage médical et administratif

Si la documentation médicale s’effectue directement sur le logiciel depuis plusieurs années, l’Hôpital ophtalmique dispose encore de plusieurs dizaines de milliers de dossiers en format papier. Ces derniers sont stockés dans le centre d’archivage. Ils sont à disposition des médecins, infirmiers et infirmières, orthoptistes, optométristes et secrétaires si besoin. Ainsi, chaque matin, le personnel du centre prépare les dossiers des patients et patientes ayant rendez-vous. Puis, il vérifie que tous ceux qui ont été utilisés la veille ont bien été récupérés. « En cas de consultation en urgence, il faut réagir vite pour que le service des admissions puisse recevoir rapidement les dossiers demandés », rapporte Claudia Giant, responsable de la gestion administrative du patient. C’est un travail exigeant physiquement, qui demande de la précision et de la discrétion au sein de notre Hôpital. En effet, les données médicales sont hautement confidentielles.

Comme dans l’aviation, on doit être paré à toutes les éventualités

Jean-Pierre Klumpp

Les achats

Le service des achats répond lui aussi aux demandes des équipes médico-soignantes. Instruments, consommables (masques, gants, compresses ou encore matériel de protection et de désinfection), médicaments, mobilier, matériel administratif ou encore équipements biomédicaux destinés aux soins cliniques, au diagnostic (tensiomètre, fauteuil pour faire les prises de sang, etc.) ou à la recherche. Le processus d’achat comporte plusieurs phases : identification du besoin avec les utilisateurs et utilisatrices, échantillonnages, tests, achats, approvisionnement et référencement du matériel assisté par ordinateur, puis stockage et distribution dans les unités de soin. « Tout est digitalisé à l’aide de lecteurs de code-barres, de la commande à la livraison », explique Christophe Perret, responsable des services d’exploitation.

Le service des achats s’occupe également de l’acquisition d’appareils d’examens plus conséquents. « L’ingénieure biomédicale de l’Hôpital ophtalmique propose aux médecins des outils visant à faciliter leur pratique. Elle assure la veille technologique ainsi que la maintenance pour que le plateau technique soit toujours à niveau par rapport aux innovations et aux pratiques médicales. Il doit également être en adéquation avec les stratégies de développement de l’établissement », souligne Christophe Perret. L’ingénieure biomédicale s’occupe aussi de la matériovigilance pour tous les équipements à destination des patients (implants oculaires, par exemple). Ceci est pour permettre un maximum de sécurité et de confort.

L’approvisionnement énergétique

La gestion de l’infrastructure hospitalière comprend bien des aspects, notamment en matière d’intendance ou de sécurité. Mais pas seulement. Par exemple, le maintien d’une température adéquate, le filtrage de l’air et le stockage des gaz médicaux répondent à des normes très strictes en milieu hospitalier. Il existe en arrière-plan des circuits d’alimentation (électricité, chauffage, climatisation) pour que le bloc opératoire et les secteurs de soins cliniques soient conformes et opérationnels.

« Quel que soit le domaine d’expertise, les collaborateurs et collaboratrices qui œuvrent en coulisse font, ensemble, un travail essentiel pour la prise en charge des patients et patientes dans notre Hôpital », conclut Jean-Pierre Klumpp.

Nous avons modifié l’article original pour en faire une version web.